Trong điều kiện phát triển và bùng nổ của các loại hình thông tin, cũng như những ứng dụng của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức và quản lý các hoạt động thông tin thư viện, mỗi đơn vị đã xây dựng và phát triển cho mình một chính sách tổ chức và quản lý các nguồn tài nguyên thông tin - thể hiện ở sự hình thành và phát triển của các bộ sưu tập tài liệu khác nhau trong thư viện. Những chính sách này bao gồm các quá trình đánh giá, lựa chọn và quyết định các dạng tại liệu và tiến hành tổ chức chúng thành các bộ sưu tập khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhóm đối tượng người dùng khác nhau.

Tuy nhiên, bên cạnh sự phát triển đó, những thay đổi về môi trường hoạt động của thư viện như thay đổi về phương thức và hình thức đào tạo, thay đổi về cơ chế quản lý với những ảnh hưởng về tình hình, kinh phí, phương thức hoạt động; cũng như vai trò và vị trí của chúng trong quá trình phát triển hoạt động giáo dục nói chung đòi hỏi những chính sách đưa ra càng mang tính chiến lược nhằm đáp ứng được yêu cầu của hoạt động.

Trước tình hình đó, mặc dù trong thời gian qua cũng đã có một số nghiên cứu khoa học được thực hiện với nội dung xoay quanh các vấn đề của hoạt động tổ chức và cung cấp dịch vụ thông tin; xây dựng các bộ sưu tập tài nguyên thông tin khác nhau nhằm góp phần vào sự phong phú của các hoạt động thông tin trong đơn vị; song vẫn chưa có nhiều nội dung nghiên cứu liên quan đến việc tìm hiểu thực tế xây dựng các bộ sưu tập nhằm đề xuất những định hướng chiến lược để quá trình phát triển này có tính hiệu quả hơn.

Ở đây, đề tài nghiên cứu này được thực hiện thông qua việc trao đổi tìm hiểu thông tin liên quan vấn đề nghiên cứu đối với cán bộ bổ sung tại các thư viện thành viên cũng như Trung tâm Thông tin - Học liệu. Hoạt động này tuy gặp phải một số hạn chế về thời gian tìm hiểu, sự tương đồng trong cơ chế quản lý ảnh hưởng đến lượng thông tin thu thập được, song có một ý nghĩa quan trọng và xác thực nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác đánh giá, tổ chức và phát triển các bộ sưu tập; từ đó góp phần nâng cao vai trò của các hoạt động và dịch vụ thông tin trong bối cảnh phát triển mới.

Với nội dung giới thiệu ở trên, chúng ta đã phần nào hiểu được mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ hoạt động của một đơn vị thông tin; ở đây cụ thể là Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng. Qua đó cung cấp cho chúng ta cơ sở để xác định quá trình phát triển cũng như các chính sách hoạt động được thiết dựng nhằm đạt hiệu quả tối ưu giữa hoạt động cung cấp dịch vụ thông tin với các đối tượng người dùng. Đồng thời cũng ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch phát triển các dịch vụ thư viện tương ứng trong đó việc phát triển các nguồn tài nguyên thông tin thể hiện qua việc tổ chức các bộ sưu tập trong thư viện và các dịch vụ liên quan đến các bộ sưu tập này cho dù chúng ở dạng in, thông tin ảo hay dạng điện tử. Thêm vào đó, việc nắm rõ mục tiêu và mục đích hoạt động tại các cơ quan thông tin và thư viện cũng cho phép đánh giá bộ sưa tập của mình đê nhận biết xem các dạng tài liệu thư viện hiện có có đáp ứng được mục tiêu, mục đích hoạt động của đơn vị.

Vào năm 1980, William Katz đã nhận xét trong cuốn sách viết về thư viện của mình "Phát triển bộ sưu tập: sự lựa chọn các tài liệu cho các thư viện" rằng phát triển bộ sưu tập nảy sinh một trong những lĩnh vực của công tác thông tin – đó chính là lựa chọn tài liệu. Trong khi con người chưa bắt kịp khái niệm lựa chọn tài liệu thì việc đó trở thành một trong những lĩnh vực tri thức của hoạt động thông tin, đồng thời đó mang cơ hội đến cho các chuyên gia thông tin nhằm đánh gía một cách chính xác các dạng tài liệu khác nhau. Nó cũng đưa ra cơ hội làm ảnh hưởng đến hướng đào tạo và chất lượng của thư viện và các bộ sưu tập của mình. Do vậy một nguyên tắc chuẩn được đặt ra cho hoạt động thông tin – thư viện chính là lựa chọn tác phẩm “tốt” cho kho tài liệu. Để công việc này được thực hiện một cách có hiệu quả thì yếu tố không thể thiếu trong quá trình chính là mối tương quan với đối tượng phục vụ, hay nói một cách khác chính là mối quan hệ tác động giữa việc xây dựng bộ sưu tập của thư viện trong mối quan hệ với các yếu tố tác động bên trong và ngoài thư viện.

Với mục đích xây dựng bộ sưu tập thư viện phục vụ tốt và hữu dụng cho các đối tượng người dùng được xoay quanh các vấn đề chính:

Trước khi đi vào phân tích các yếu tố ảnh hưởng chính đến hoạt động này của thư viện, chúng ta cần thiết làm rõ các khái niệm liên quan chính đến nội dung nghiên cứu của đề tài, đó là quản lý bộ sưu tập và phát triển bộ sưu tập. Trên thực tế hai khái niệm này cùng được sử dụng tương quan nhau. Trước đây thuật ngữ “phát triển bộ sưu tập” được sử dụng để chỉ quá trình xây dựng các bộ sưu tập của tài nguyên thư viện. Sau đó, nó dần dần được thay thế bằng một khái niệm khái quát hơn – quản lý bộ sưu tập. Theo Giáo sư Gorman:

Quản lý bộ sưu tập bao gồm các hoạt động được hợp nhất một cách truyền thống với phát triển bộ sưu tập – đó là quá trình lựa chọn và bổ sung tài liệu thư viện. Tuy nhiên nó cũng được hiểu sâu hơn khi bao hàm cả sự duy trì có hệ thống bộ sưu tập của thư viện gồm phân định tài nguyên, xử lý kỹ thuật, bảo quản và lưu trữ, loại bỏ và thải hồi tài liệu trong kho; cũng như tổ chức và khuyến khích việc sử dụng các bộ sưu tập.

Trong khi đó, phát triển bộ sưu tập là một khái niệm được sử dụng gần như ngang tầm với quản lý bộ sưu tập. Nhưng trên thực tế, phát triển bộ sưu tập là một công đoạn có mặt trong toàn bộ phạm vi rộng hơn của quản lý bộ sưu tập. Phát triển bộ sưu tập tập trung vào việc xây dựng các bộ sưu tập thư viện tuân thủ những chỉ dẫn đã thiết lập và tập hợp trong một chính sách phát triển bộ sưu tập của thư viện đã được soạn thảo sẵn. Điều đó đưa đến việc hình thành một kế hoạch chung mang tính hệ thống cho việc xây dựng bộ sưu tập đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các nhóm đối tượng người dùng của thư viện, cũng như các hoạt động liên hệ khác của việc phát triển bộ sưu tập trong thư viện như thiết lập các chính sách liên quan, đánh giá nhu cầu người dùng, nghiên cứu tính sử dụng của bộ sưu tập, đánh giá bộ sưu tập, xác định nhu cầu thông tin, lựa chọn tài liệu (xác định nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể, và lựa chọn nhan đề để bổ sung và cung cấp truy dùng đến các nhóm đối tượng người dùng), lên kế hoạch chia sẻ tài nguyên thông tin, bảo trì cũng như loại bỏ các tài liệu không còn giá trị sử dụng.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần thiết nắm rõ khái niệm chính sách phát triển bộ sưu tập – một cơ sở không thể thiếu trong quá trình định hướng chiến lược phát triển bộ sưu tập thư viện và trung tâm thông tin một cách có hiệu quả phù hợp với hoạt động và môi trường chung của đơn vị. Vậy nên, một chính sách phát triển bộ sưu tập là một minh xác của các nguyên tắc chung về xây dựng bộ sưu tập trong đó trình bày mục đích và nội dung của một bộ sưu tập tương quan với cả các đối tượng độc giả bên ngoài (như bạn đọc hoặc nhà tài trợ) cũng như các đối tượng bên trong (hay nói cách khác là đội ngũ cán bộ nhân viên). Chính sách phát triển bộ sưu tập là một văn bản chính thức, được soạn thảo nhằm cung cấp những chỉ dẫn rõ ràng, cụ thể đối với việc lựa chọn, bổ sung, lưu trữ, bảo quản, thẩm định và loại bỏ kho tài liệu của thư viện. Những chỉ dẫn này được xây dựng liên hệ với nhiệm vụ của từng đơn vị thông tin cũng như nhu cầu sử dụng hiện tại và trong tương lai của các nhóm đối tượng người dùng khác nhau. Trong đó, tính minh xác của chính sách cần bao hàm tất cả các lĩnh vực chủ đề và tất cả các dạng thức thông tin khác nhau. Chính sách phát triển bộ sưu tập đồng thời phải đảm bảo sự thống nhất của một phương pháp thích hợp và cân đối cho việc lựa chọn, đánh giá, chuyển đổi và giúp giảm thiểu nhân lực đối với những hoạt động này. Những chính sách này có thể được xem như quan trọng nhằm giúp phân biệt sự khác nhau đối với các yếu tố ưu tiên trong quá trình hình thành bộ sưu tập; bởi chúng cần đảm bảo tính khả thi của kinh phí cho phép. Chúng cũng góp phần nâng cao tính hiệu quả trong giao tiếp giữa thư viện/đơn vị thông tin với các nhóm đối tượng người dùng; đồng thời giúp các nhà quản lý ngày càng hiểu rõ hơn về mục tiêu hoạt động của thư viện mà quyết định của họ có ảnh hưởng quan trọng đến việc phân định các nguồn tài nguyên thông tin.